Google dokumenti ir neticami ērti, taču bezatbildīga saišu kopīgošana var atklāt dokumentus, kas, iespējams, ir bijuši privāti.
Daudzi cilvēki slavē Google dokumenti tā daudzpusība un nenovērtējamā iespēja kopīgot dokumentu ar konkrētiem cilvēkiem, taču šīs koplietošanas iespējas un to izmantošana var pavērt durvis dažiem milzīgiem privātuma pārkāpumiem. Reizēm ir biedējoši grūti izmantot internetu profesionālā statusā un izvairīties no paļaušanās uz Google pakalpojumiem, taču ir veidi, kā vienlaikus izmantot šos rīkus un aizsargāt personas datus.
Google funkciju komplekts ir noderīgs gandrīz ikvienam, kam ir piekļuve internetam. Uzņēmums atbalsta bezmaksas programmu bagātību visiem darbības virzieniem, piemēram, Gmail, Google izklājlapas, Google disks, Google Maps un, protams, Google dokumenti. Visi šie rīki nodrošina iespaidīgas koplietošanas iespējas, kas lietotājiem ļauj koplietot datus un sadarboties projektos, un dažus no tiem pat ir jautri izmantot.
Turpiniet ritināt, lai turpinātu lasīt Noklikšķiniet uz pogas zemāk, lai sāktu šo rakstu ātrā skatā.
Diemžēl šo koplietošanas iespēju izmantošana rada arī lielākos riskus. Pakalpojumā Google dokumenti vienkāršākais saišu koplietošanas veids ir ieslēgt saišu kopīgošanu, lai dokumentam izveidotu unikālu URL un nosūtītu šo saiti kolēģim. Lai gan tieša saites personas nosūtīšana personai ir samērā droša, ja šajā dokumentā ir saites, kas nonāk citās vietnēs, noklikšķinot uz šīm saitēm, iepriekšējais URL (tas, kas tika izveidots privāti, lai kopīgotu dokumentu). jaunas vietnes direktorijs. Tā nav raksturīga zema prakse - tā ir tikai mazpazīstama daļa no tā, kā darbojas internets.
Kā saglabāt konfidencialitāti, sūtot Google dokumentus
Viens no vienkāršākajiem un efektīvākajiem veidiem, kā droši kopīgot Google dokumentu, ir kopīgot to ar konkrētiem cilvēkiem. Ir daži veidi, kā to paveikt. Ātrākais veids ir saglabāt izslēgtu saišu kopīgošanu un tā vietā saišu koplietošanas opcijās atlasīt “Specific People”. Tas prasa, lai otra puse piesakās Google kontā, bet, ja tas nozīmē darbu slepenas informācijas nosūtīšana dokumentā, visticamāk, ir vērts veikt papildu darbību. Ja failā ir saites un lietotājs uz tām noklikšķina, vietrādis URL joprojām paziņos citām vietnēm, kur lietotājs atradās, noklikšķinot uz saites, taču tas neļaus šīm vietnēm lasīt pašu dokumentu, jo ir iestatītas saišu koplietošanas opcijas. ierobežot piekļuvi tikai konkrētiem izvēlētajiem cilvēkiem.
Vēl viena iespēja ir izmantot Google grupas. Arī šajā maršrutā visiem iesaistītajiem ir jāpiesakās, izmantojot Google kontu, taču apmaiņā tiek izveidots saraksts ar cilvēkiem, kuriem visu var koplietot tikai un vienīgi. Šī ir lieliska iespēja, ja darbam nepieciešams bieži koplietot dokumentus ar lielu cilvēku grupu. Katrai grupai būs sava saistītā e-pasta adrese @googlegroups, tāpēc, izvēloties, kur koplietot dokumentu, ievietojiet konkrētas personas e-pasta adresi, vienkārši izmantojiet grupas e-pastu. Tā ir laba ideja sekot līdzi grupas dalībniekiem, lai saglabātu izpratni par to, kam ir piekļuve kopīgotajiem failiem, un ir viegli noņemt cilvēkus, kuri vairs nepiedalās projektā.
Galu galā, kā tas parasti notiek, sazinoties tiešsaistē, ir svarīgi ievērot konfidencialitātes iestatījumus, kad informācijas kopīgošana ir būtiska. Gudri izmantojot saišu koplietošanu, Google dokumenti var būt gan drošs, gan drošs.